Ingevolge die Wet op Beroepsveiligheid en Gesondheid (OSHA) het u werknemers die reg om u in te dien vir enige aantal werksverwante veiligheidsoortredings, insluitend die gebruik van gevaarlike materiaal, brandbeskerming of blootstelling aan geraas. Om te weet hoe om op 'n OSHA -klagte te reageer en 'n bestaande stel prosedures in plek te hê, sal u onderneming help om sake te doen en aan alle regulatoriese behoeftes te voldoen wat deur die klagte aangespreek word.
Stappe
Deel 1 van 4: Reageer op die aanvanklike telefoonoproep
Stap 1. Moenie skrik nie
Die ontvangs van 'n OSHA -klagte sal waarskynlik 'n skok vir u wees, maar moenie skrik nie! Al wat u hoef te doen is om kalm en respekvol te bly, aandagtig te luister en instruksies te volg, die nodige veranderinge aan te bring en 'n antwoordbrief in te stuur wat dit wys. U OSHA -klagte moet eintlik binne 'n paar dae opgelos word.
Stap 2. Luister aandagtig
As u die eerste telefoonoproep ontvang wat u in kennis stel van die OSHA -klagte, moet u baie goed na die verteenwoordiger luister. Vermy om vrae te vra! Wees net so professioneel as moontlik en skryf al die inligting neer.
Stap 3. Moenie iets toelaat of verduidelik nie
Terwyl u telefonies met die verteenwoordiger praat, moet u nie toelaat dat u iets erken, ontken of andersins verduidelik nie. Dit is nie nou die tyd daarvoor nie. Luister eenvoudig en neem soveel inligting as moontlik in. Hou hierdie tong tydens hierdie oproep vas.
U kan iets sê soos: 'Ek kan hierdie bewerings nie bevestig of ontken nie', of eenvoudig: 'Dit is nie ons ondernemingsbeleid om dadelik te reageer nie.'
Stap 4. Spreek opregte kommer uit
Nadat u gehoor het wat die verteenwoordiger te sê het, neem 'n rukkie om 'n opregte, professionele kommer uit te spreek. Illustreer dat u hierdie klagte baie ernstig opneem.
U kan u besorgdheid direk uitspreek deur te sê: "Ek neem hierdie klagte baie ernstig op. Die veiligheid van my werknemers en werkplek is vir my baie belangrik."
Stap 5. Maak u voorneme om daaraan te voldoen bekend
Verduidelik dat u van voorneme is om die bewerings noukeurig te hersien wanneer u die amptelike klagbrief ontvang en die instruksies daarin volg. Maak dit duidelik dat u alles sal doen om hierdie klagte op te los en die situasie reg te stel.
U kan sê: "Ek het die voorneme om hierdie saak te ondersoek en om probleme so gou as moontlik reg te stel."
Stap 6. Dank die OSHA -verteenwoordiger
Aan die einde van u telefoonoproep moet u die verteenwoordiger bedank vir sy tyd. Dit help om die kommunikasie op 'n positiewe en professionele noot af te sluit.
Deel 2 van 4: Reageer op die klagbrief
Stap 1. Hersien die OSHA -standaarde wat in die brief aangehaal word
Kort na u telefoonoproep moet u 'n fakskorrespondensie van OSHA ontvang. Dit is u amptelike klagbrief. Hersien hierdie brief baie noukeurig en bepaal die aard van die klagte.
Stap 2. Plaas 'n afskrif van u klagbrief
Volgens die instruksies van OSHA moet u 'n afskrif van u klagbrief op 'n maatskappybord plaas, waar alle werknemers dit kan sien.
- Die aanhaling moet drie werksdae (nie naweke of vakansiedae ingesluit nie) gepos bly of totdat die probleem reggestel is.
- Dit moet gedoen word, selfs as u die aanhaling betwis.
Stap 3. Teken en faks u posbrief
"Nadat u 'n afskrif van hierdie brief geplaas het waar u u werknemers kan sien, onderteken u die" posbrief "en faks dit terug na die gegewe nommer. Bewaar u faksbewys as bewys.
Stap 4. Ondersoek die bewerings
Kyk so deeglik as moontlik na elke element van die OSHA -klagte. Selfs as u ontsteld is oor die klagte, of as u nie veel geld in die legitimiteit daarvan het nie, moet u soek na gebiede wat aangespreek of verbeter moet word.
Stap 5. Begin u regstellingsplan
Nadat u alle moontlike probleme ondersoek het, bedink u 'n plan om dit reg te stel en begin u plan onmiddellik. Teken alle belangrike veranderinge op met foto's, kwitansies of ander dokumentasie.
Deel 3 van 4: Stel u antwoordbrief op
Stap 1. Tree vinnig op
U moet u antwoordbrief nie meer as drie dae na ontvangs van u klagbrief opstel nie. Sodra die klagte ontvang is, het u slegs vyf dae om die situasie volledig aan te spreek en 'n antwoord in te dien, so moenie tyd mors nie.
Stap 2. Gebruik 'n duidelike formaat
Kyk noukeurig na die manier waarop u klagbrief geformateer is, let op die gebruikte bewoording en let op die toon. U sal ooreenstem met die formaat en die toon van die brief wat u ontvang het.
- Rig u brief aan met die inligting op die klagtebrief wat u ontvang het (insluitend die naam van die verteenwoordiger wat u klagtebrief onderteken het).
- Sluit u amptelike klagnommer in die onderwerpreël in.
- Pas die groet van u brief by die brief wat in die klagtebrief gebruik word.
- Gee u voorneme met die brief (byvoorbeeld om die bewerings aan te spreek en u bevindings voor te lê) in u inleiding.
Stap 3. Beperk jouself tot die feite
Gee die feite so eenvoudig en duidelik as moontlik in die res van u brief. Dit is nie die plek om van 'n werknemer sleg te praat nie, om die bewerings te ontken of om ander te blameer. U klagte sal die vinnigste opgelos word as u bloot die aanklagte aanpak en verduidelik wat u gedoen het om die situasie reg te stel.
U kan byvoorbeeld sê: "Op 5 November het ek OSHA-klagte nommer 2845 ontvang. In die loop van die volgende twee dae het ons verwysings 1-3 ondersoek en regstellende stappe gedoen. Op 7 November het ons verwysing 1 reggestel (onbehoorlike gebruik van die afzuigkap) deur die toerusting te vervang (sien meegaande kwitansie en foto)."
Stap 4. Gee dokumentasie
Stuur u brief saam met aanvullende papierwerk wat u sal help om u saak te sluit. Dit kan inkooporders, kwitansies, moniteringsresultate, kontakinligting van verkoper/kontrakteur, foto's of enige ander dokument insluit wat die veranderinge wat u aangebring het, verifieer.
Stap 5. Stuur die brief
Laat die brief per gesertifiseerde pos (met 'n kwitansiehandtekening) of per privaat koerier gestuur word. Moenie vergeet van u sperdatum van vyf dae nie!
Stap 6. Bel en volg op
As u teen die einde van drie werksdae na u verwagte ontvangsdatum niks van u klagte gehoor het nie, bel en volg dit op. Hou u saaknommer gereed en vra vir 'n statusverslag.
Stap 7. Berei voor vir 'n inspeksie
Dit is moontlik dat 'n OSHA -inspekteur sonder waarskuwing by u fasiliteit opdaag. Wees vriendelik, professioneel en hoflik, en beantwoord slegs spesifieke vrae wat deur die inspekteur gerig word.
Stap 8. Betaal enige boetes
Afhangende van die aard en erns van die klagte, kan u ook gevra word om 'n boete te betaal. Hierdie boete moet binne 15 werksdae na ontvangs van die aanhaling betaal word deur 'n tjek direk na OSHA te stuur. Die saak word nie opgelos totdat u betaling ontvang is nie.
Deel 4 van 4: Betwis van 'n OSHA -klag
Stap 1. Versoek 'n informele konferensie
As u dit oorweeg om u klagte te betwis, word dit sterk aanbeveel dat u 'n informele konferensie met 'n plaaslike OSHA -verteenwoordiger bel en versoek. Tydens hierdie konferensie kan u 'n beter idee kry van die aard van u oortreding, metodes vir regstelling bespreek, skikkingsopsies bespreek en moontlik selfs betwiste aanhalings en boetes oplos.
Dit kan ook gedoen word as u ten doel het om ten volle na te kom, of as u nie seker is watter rigting u moet volg nie
Stap 2. Stel 'n kennisgewing van voorneme tot wedstryd op en dien dit in
'As u tot die gevolgtrekking gekom het dat enige element van die klagte ongegrond is, of as u nie saamstem met die toegekende fooi of die datum van verlaging nie, moet u 'n amptelike kennisgewing van voorneme by die wedstryd binne 15 werksdae na ontvangs van u aanhaling indien. U brief moet presies aandui wat u betwis-die aanhaling, 'n deel van die aanhaling, die bedrag van die fooi of die verlagingsdatum-so duidelik as moontlik. Stuur hierdie kennisgewing dan per gesertifiseerde pos.
U kan byvoorbeeld sê: "Ek wil die aanhaling en boete wat voorgestel word vir items 2 en 3 van die aanhaling wat op 5 November 2015 uitgereik is, betwis."
Stap 3. Wag totdat die OSHRC 'n verhoor skeduleer
Sodra u kennisgewing van voorneme tot wedstryd ontvang is, sal u saak amptelik geding word. U datums vir verlaging en vergoeding word opgeskort totdat 'n besluit geneem is en u saak na OSHRC gestuur word. OSHRC is 'n onafhanklike agentskap, apart van die Departement van Arbeid. Die OSHRC sal 'n verhoor vir u saak skeduleer.
Stap 4. Woon die verhoor by
Sodra u gehoordatum vasgestel is, sal u wil begin voorberei vir u gehoor en seker maak dat u dit kan bywoon. U kan 'n regsraad bekom, wat u sal help om u saak voor te lê. Sowel werkgewers as werknemers kan deelneem aan hierdie verhoor.
Stap 5. Kies om die besluit te aanvaar of te appelleer
Tydens hierdie verhoor sal 'n besluit geneem word, óf die aanvanklike aanhaling en die gelde handhaaf, dit aanpas vir u spesifieke stryd, óf dit van die hand wys. Elke party het dan die geleentheid om die besluit te aanvaar of om 'n appèl in te dien vir verdere ondersoek deur die OSHRC. As die saak nog nie opgelos is nie, gaan dit na die Federal Circuit Court.
Wenke
- Respekteer die regte van u werknemers om 'n OSHA -klag in te dien. Artikel 11 (c) van die Wet op Beroepsveiligheid en Gesondheid verbied enige onderneming om 'n werknemer te laat vaar of teen hom of haar terug te gaan vanweë die fluitjie of 'n OSHA -klag.
- Moenie vrae vra of verskonings maak as u met OSHA te doen het nie. Wees eerder eenvoudig en bondig met u kommunikasie met hulle, en hanteer slegs die klagte wat by u is.
- As 'n OSHA -ondersoeker by u onderneming opdaag, hoef u dit nie in te laat voordat al die bestuurspersoneel op die perseel is nie. Stel alle ontvangsdame en veiligheidswagte daarvan in kennis.
- As hierdie probleem nie vinnig opgelos word nie, kan u regsadvies inwin.
