As iemand jou teleurstel of iets teleurstellends met jou gebeur, is dit heeltemal normaal om ontsteld, gefrustreerd of reguit kwaad te voel. Maar die beste reaksie is gewoonlik om kalm en versigtig te wees, sodat u u kommer en teleurstelling professioneel kan uitspreek. Om jouself professioneel uit te druk, is nie moeilik as jy jou kop koel hou en kalm bly nie. Of u nou kies om u frustrasie per e -pos, brief of persoonlik oor te dra, dit gaan oor die gebruik van die regte taal en om u reg te gedra.
Stappe
Metode 1 van 3: Stuur 'n professionele e -pos
Stap 1. Gebruik e-pos om teleurstelling uit te spreek oor 'n werkverwante kwessie
As u teleurgesteld is oor 'n kollega of bestuurder, is e -pos 'n uitstekende manier om u teleurstelling uit te druk, terwyl u ook 'n digitale rekord hou as daar toekomstige probleme ontstaan. U kan ook 'n e -pos stuur as u 'n moontlike werksgeleentheid weier.
- 'N E -posadres is ook 'n goeie manier om u teleurstelling aan u baas oor te dra as hulle 'n versoek om iets soos 'n vakansie of 'n idee wat u voorgestel het, geweier het.
- Alhoewel dit u gevoelens kan seermaak, is dit altyd 'n goeie idee om 'n opvolgende e-pos te stuur nadat u vir 'n pos verwerp is.
Stap 2. Skryf 'n kort en direkte onderwerpreël as u 'n oorspronklike e -pos opstel
Wees bondig en dui duidelik aan waaroor die e -pos gaan in die onderwerpreël. Vermy die gebruik van 'n lang sin of onbeskofte taal om u e -pos meer professioneel te laat lyk, sodat die ontvanger dit ernstiger sal neem. Kies 'n onderwerp wat nie langer as 5 woorde is nie en tik dit in die onderwerpreël van die e -pos.
As u byvoorbeeld 'n e -pos aan 'n kollega skryf oor 'n gemiste sperdatum, kan u 'n onderwerplyn insluit wat lyk soos 'Gemiste afleweringstermyn'
Let wel:
As u op 'n e -pos reageer, soos 'n e -pos wat u in kennis stel dat u geweier is vir 'n moontlike pos, antwoord dan op die oorspronklike e -pos in plaas van om 'n nuwe een op te stel, sodat u 'n georganiseerde verslag van u korrespondensie het.
Stap 3. Begin u e -pos met 'n professionele groet om die toon te gee
Maak u e -pos oop met 'n formele groet sodat dit van die begin af duidelik is dat u e -pos professioneel is. Kies 'n groet wat geskik is vir u verhouding met die persoon. As u byvoorbeeld 'n voornaam het by 'n bestuurder met die naam Matthew Smith, kan u u e-pos begin soos 'Beste Matt.'
- As u 'n baie oop en toevallige verhouding met die ontvanger het, kan u iets sê soos 'Hey Matt.'
- As u 'n e -pos aan iemand skryf wat u nog nooit ontmoet het nie, begin dan met 'Vir wie dit kan raak'.
- Vir groeps -e -posse met verskeie ontvangers wat u wil toespreek, sê eenvoudig 'Alles'.
Stap 4. Voeg 'n kort plesier by om die e -pos vriendelik te hou
Nadat u die ontvanger begroet het, maak die eerste reël van u e -pos 'n kort of aangename uitruil wat wys dat u vriendelik, maar professioneel is. Hou dit kort en moenie oor 2 of 3 reëls praatjies praat voordat u by die e -pos kom nie.
- Begin met iets soos: "Ek hoop dit gaan goed met u" of "ek hoop dat hierdie e -pos u goed vind."
- As u verhouding gemaklik met die persoon is, kan u 'n persoonlike detail noem, soos: "Ek hoop dat u die afgelope naweek baie lekker by die konsert was."
Stap 5. Gee u teleurstelling duidelik in die e -pos
Sodra u die e -pos met 'n groet en 'n kort plesier vir u e -posadres gemaak het, kan u u teleurstelling uitspreek. Vertel hulle duidelik hoe u voel, maar hou u taal formeel en vermy sarkasme, dreigemente of vloekwoorde, sodat u so professioneel moontlik lyk. Maak 'n lys van al u klagtes en hou die inhoud van u e -pos indien moontlik by 1 paragraaf, sodat die e -pos gefokus is op die betrokke onderwerp.
- As u byvoorbeeld van die hand gewys word vir 'n moontlike werk, kan u iets sê soos: 'Ek is jammer om te hoor dat u besluit het om in 'n ander rigting te gaan. Ek het uitgesien na die geleentheid, so ek is teleurgesteld in die besluit om iemand anders aan te stel.”
- As u aan 'n kollega of werknemer skryf om u teleurstelling uit te spreek, kan u iets sê soos: 'Dit het onder my aandag gekom dat sekere beleide en prosedures nie behoorlik gevolg is nie. Die beleid bestaan om 'n rede, dus dit is teleurstellend om te hoor dat dit geïgnoreer is."
Stap 6. Hou u taal en toon eerbiedig gedurende die e -pos
Gebruik formele en respekvolle taal om u teleurstelling duidelik oor te dra sonder om die ontvanger te laat voel dat u hulle persoonlik aanval. Stel jou voor hoe die skryfwerk beskou sou word as dit deur iemand anders gelees word of as dit in die openbaar sou word, en maak jou skryfwerk 'n professionele voorstelling van jouself.
- As u 'n e -pos aan 'n werknemer of 'n bestuurder stuur, is dit moontlik dat u e -pos met ander mense gedeel kan word, daarom is dit belangrik dat u skryfwerk respekvol en professioneel is.
- Byvoorbeeld, in plaas daarvan om iets te sê soos: "Ek verstaan nie wat u probleem is nie en waarom u weier om die prosedure te volg", sê iets soos: "Soos ons vroeër bespreek het, is die prosedures ontwerp om almal dieselfde te hou bladsy, sodat almal dit moet volg.”
Stap 7. Sluit u e -pos af met 'n positiewe noot en 'n oproep tot aksie
Sluit u e -posadres in deur nuttige inligting in te sluit, soos om 'n vergadering op te stel of die ontvanger uit te nooi om na u te kom as hy enige vrae het. Sluit ook 'n paar positiewe aantekeninge in. Noem dinge waaroor u bly is, of prys die persoon vir iets wat hy goed gedoen het, sodat hulle voel dat u hulle nie net beledig nie, maar hul beste belange op die hart dra.
- U kan byvoorbeeld aan u onderhoudvoerder sê: 'Maar ek is dankbaar vir die geleentheid om met u onderneming te onderhou. Laat weet my asseblief as daar iets in die toekoms oopgaan!”
- As u aan 'n werknemer of kollega skryf, probeer iets soos: 'Ek weet dat u baie hard hieraan gewerk het, ek wou net die kwessies wat ek onder u aandag bring, onder die aandag bring, sodat u kan uitkyk vir toekomstige moontlike probleme.”
Stap 8. Lees die e -pos hardop voordat u dit stuur om te hoor hoe dit klink
Neem 'n rukkie om u hele e -pos hardop te lees, sodat u die toon van u skryfwerk kan hoor en proeflees vir spelling- of grammatikale foute. As u tikfoute, spelfoute of onduidelike taal vind, moet u dit regstel! As u toon te sag of te hard is, pas die taal aan sodat dit professioneel, maar ferm is. As u tevrede is, stuur dit dan aan die persoon vir wie dit bedoel is.
- U kan ook 'n vriend of medewerker u e -pos laat lees voordat u dit stuur om seker te maak dat dit goed is.
- Spelfoute of ontbrekende woorde kan die impak van u e -pos regtig afskrik, dus neem die tyd om u skryfwerk te proeflees.
Metode 2 van 3: Skryf 'n formele klagbrief
Stap 1. Stuur 'n brief aan 'n onderneming of as u nie 'n antwoord kon kry nie
As u teleurgesteld is oor 'n produk of die gedrag van 'n onderneming, is die mees professionele manier om met hulle te kommunikeer 'n formele brief waarin u u klagte uiteensit. As u op geen ander manier met iemand in aanraking kon kom nie, gebruik 'n formele brief as 'n laaste uitweg om u teleurstelling uit te spreek en u kwessies uiteen te sit.
U kan ook 'n brief as 'n laaste poging gebruik om te bewys dat u iemand probeer kontak het om u probleem met hulle te bespreek
Stap 2. Noem u saak duidelik in die eerste sin
Wat u ook al teleurgesteld het, maak dit dadelik duidelik deur dit in die heel eerste sin van u brief te plaas. Wees direk en bondig en meld u probleem of klagte duidelik en professioneel om die toon vir u hele brief aan te dui.
- As u byvoorbeeld aan 'n onderneming skryf om te kla oor 'n polis wat u geraak het, kan u begin met: "Ek skryf om my frustrasie en teleurstelling met die terugkeerbeleid van u onderneming uit te druk."
- As u 'n brief skryf aan iemand wat u nie kon bereik nie, begin dan met iets soos: 'Ek skryf hierdie brief oor u versuim om op my vrae oor my deposito te reageer nadat ek dit nie kon bereik nie jou per telefoon of e -pos.”
Stap 3. Gebruik die hoofkant van u brief om besonderhede en inligting met betrekking tot u probleem by te voeg
Nadat u u teleurstelling en u probleem aangemeld het, gebruik die res van u brief om spesifieke besonderhede en inligting by te voeg om u brief uit te brei en u frustrasie te verduidelik. Noem die stappe wat u geneem het om u probleem op te los, asook die pogings wat u aangewend het om hulp te vra.
Wenk:
As u probeer het om hulle te kontak, of as hulle beloftes gemaak het om u besorgdheid aan te spreek, noem die datums waarop u probeer het om hulle te kontak, of hulle het toegewy om die probleem op te los.
Stap 4. Vermy kwaad, sarkastiese of dreigende taal in u brief
Hou u taal en toon gedurende u hele brief formeel en professioneel. Moet nooit vloektaal of dreigende taal gebruik nie en vermy sarkasme, sodat u skryfwerk so professioneel moontlik lyk.
- As u ooit u brief vir 'n hofsaak moet lewer, wil u uself so professioneel moontlik laat lyk.
- As jy vloek of geweld gebruik, sal jy aggressief en onprofessioneel lyk.
Stap 5. Sluit afskrifte van enige dokumente wat met u klagte verband hou, in
As u foto's, kontrakte of ander dokumente het wat u bewerings ondersteun of bewys, maak 'n afskrif daarvan en heg dit aan u brief. Maak seker dat u in u brief na hulle verwys om nog meer geldigheid te gee vir u eise.
Byvoorbeeld, in u brief kan u iets sê soos: "Ek het foto's aangeheg van hoe die eindproduk gelyk het, wat, soos u kan sien, verre van bevredigend is."
Stap 6. Voeg u kontakinligting by na u gevolgtrekking
Sluit u brief af met 'n paragraaf wat u belangrikste bekommernisse en die aksies wat u wil onderneem, opsom. As u wil hê dat die persoon of onderneming met u in verbinding moet tree om die probleem op te los of die aangeleentheid verder te bespreek, moet u u kontakinligting hieronder bevat.
- Teken die brief met 'n formele afsluiting, soos 'Met die uwe', 'Met opregte' of 'Met respek' gevolg deur u naam.
- Gee die telefoonnommer of e -posadres wat u wil gebruik om met u in verbinding te tree.
Stap 7. Stuur die brief met behulp van gesertifiseerde pos sodat daar vir onderteken moet word
Gebruik gesertifiseerde pos of 'n briefafleweringsopsie wat vereis dat die ontvanger daarvoor teken, sodat u 'n bewys het dat dit ontvang is. Bewaar die kwitansie as u ooit moet bewys dat u 'n brief aan hulle geskryf het of dit vir 'n hofsaak verskaf.
Metode 3 van 3: Praat professioneel met iemand
Stap 1. Praat direk met iemand as u dit nie op die rekord wil hê nie
As u verkies om u teleurstelling uit te druk sonder 'n papierspoor of sonder om bekommerd te wees dat u u gesprek later onder die loep neem, is 'n aangesig-tot-aangesig-gesprek die regte pad. Boonop kan u met 'n direkte gesprek met iemand hul reaksies meet en 'n meer persoonlike aanraking gee.
- Dit kan ook baie vinniger wees om net met iemand te praat waaroor u teleurgesteld is.
- Deur met iemand te praat, kan u u eie lyftaal en stemtoon gebruik om u frustrasie of teleurstelling werklik oor te dra.
Stap 2. Vra die persoon om privaat met u te vergader om die kwessie te bespreek
Praat met die persoon weg van ander mense, sodat u uself vryelik kan uitdruk sonder om hulle in die verleentheid te stel. Beplan 'n vergadering of vra hulle om jou iewers te ontmoet, soos 'n konferensiekamer, kantoor of selfs 'n koffiewinkel, sodat dit meer professioneel is.
- Bel hulle of stuur 'n e -pos om hulle te vra watter tyd en plek die beste vir hulle is.
- As u in 'n situasie beland waar u nie u teleurstelling privaat kan verklaar nie, probeer om so professioneel as moontlik te bly en hou u kalmte in toom.
Wenk:
As u dadelik met hulle moet praat, vertel hulle iets soos: 'Het u 'n vinnige oomblik? Ek moet met jou praat.”
Stap 3. Begin die gesprek deur hulle te bedank en te vra hoe dit met hulle gaan
Voordat u u teleurstelling begin uitspreek, neem 'n rukkie om die persoon te bedank dat hy die tyd geneem het om u te ontmoet en sy bui te bepaal. Vra hulle hoe dit met hulle gaan en of hulle bereid is om met u oor die kwessie te praat. As hulle kwaad of opgewonde lyk, probeer om hulle te kalmeer of wag om later met hulle te praat. As dit goed lyk, bespreek dan u probleem of probleem.
- As u aan die regtervoet begin, sal die gesprek vlot en professioneel verloop.
- U kan byvoorbeeld begin deur iets te sê soos: 'Baie dankie vir u tyd. Ek sal nie te lank neem nie, ek moet regtig iets met u bespreek.”
Stap 4. Gee u klagte duidelik en direk
Vertel die persoon waarom u teleurgesteld is in die gebruik van spesifieke en emosionele taal. Wees direk en objektief en noem al die redes waarom u ontevrede is, maar vermy dit met 'n lys van oortredings. Gebruik kalm, professionele taal om u gevoelens oor te dra en vermy om u stem te verhef of vloekwoorde te gebruik.
- Skree en vloek sal jou net aggressief en onprofessioneel laat lyk.
- Vertel hulle byvoorbeeld hoe u voel sonder om te emosioneel te raak. U kan iets sê soos: 'As u so iets doen, laat dit my regtig voel asof u nie omgee hoe dit my beïnvloed nie, en om eerlik te wees, is dit seer en teleurstellend.
Stap 5. Vra hulle of hulle vrae het voordat u die vergadering beëindig
Sodra u u teleurstelling uitgespreek het en u redenasie verduidelik het, gee die persoon kans om te praat. Vra hulle of hulle vir u vrae het, of as hulle onduidelik is oor iets wat u vir hulle gesê het, sodat daar geen verwarring is nie. Dan, bedank hulle weer vir die ontmoeting met u voordat u die gesprek beëindig.
Bied indien moontlik oplossings of verbeterings vir die toekoms aan
Wenke
- Tik nooit 'n e -pos nie, skryf 'n brief of voer 'n gesprek terwyl u kwaad is. Neem 'n paar keer asem om uself te kalmeer voordat u begin, sodat u 'n duidelike kop het.
- Vermy 'n gesprek met iemand voor ander mense. Wag totdat hulle beskikbaar is om te praat en ontmoet hulle privaat.
