As u in 'n mediese kantoor werk, of as u 'n eie praktyk begin, is die afsprake van pasiënte 'n belangrike taak. Deur u afspraakskedule goed georganiseer te hou, sal u verseker dat geen pasiënte in die stelsel “verdwaal” nie en dat beide die pasiënte en dokters 'n aangename ervaring op kantoor het. Deur die maksimum produktiwiteit in u skedule te verhoog, kan u meer afsprake maak en die kantoor se inkomste verhoog.
Stappe
Metode 1 van 3: Die opstel van 'n afspraak-skeduleringstelsel
Stap 1. Laat pasiënte telefonies, persoonlik en aanlyn afsprake bespreek
Op hierdie manier verseker u dat u die meeste pasiënte kry en dat u nie potensiële pasiënte verloor wat nie op een spesifieke manier afsprake kan maak nie. Deur mense in staat te stel om aanlyn afsprake te maak, kan u ook 24/7 aanlyn toegang gebruik en pasiënte na -ure laat afsprake maak.
- Benewens hierdie ekstra doeltreffendheid, meld pasiënte oor die algemeen ook dat hulle gemakliker voel en minder belas word deur aanlyn selfskedulering as om telefonies afsprake te maak.
- Daar is 'n wye verskeidenheid aanlyn -afspraakskeduleringsprogrammatuur wat u kan koop om in u kantoor te gebruik. Sommige van die gewildste sagteware sluit AppointmentPlus, Booker en Thryv in. U kan natuurlik ook u eie skeduleringsagteware bou as u oor kodering- en ontwikkelingsvaardighede beskik!
Stap 2. Bied pasiënte verskeie tydgleufopsies vir hul afspraak
U wil seker maak dat u aan u pasiënte soveel moontlik opsies gee, sodat hulle die beste tyd vir hul spesifieke skedule kan kies. Dit lyk voor die hand liggend, maar dit is baie belangrik om u pasiënte gelukkig te hou en die kans te verminder dat hulle die afspraak moet kanselleer weens 'n tydskonflik.
Byvoorbeeld, in plaas daarvan om 'n pasiënt te vra of Dinsdag om 1:00 vir hom werk, gee hulle die geleentheid om 'n beskikbare tydgleuf te kies wat vir hom werk, soos Dinsdag van 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, of 4: 00-5: 00
Stap 3. Verwyder die kontakinligting van elke geskeduleerde pasiënt
U moet hulle kan kontak om hulle te herinner aan 'n komende afspraak of om hul volgende bespreking te herskeduleer. Maak seker dat u die persoon se telefoonnommer, e -posadres en posadres vra wanneer hulle hul afspraak die eerste keer bespreek.
As die persoon persoonlik of telefonies 'n afspraak maak, vra hom of sy hierdie inligting. As hulle aanlyn 'n afspraak maak, moet u 'n gebied in u aanlynportaal insluit vir kontakbesonderhede oor pasiënte
Stap 4. Stuur pasiënte aanmanings die dag voor hul afspraak
As pasiënte hul afspraaktyd vergeet en nie opdaag nie, lei dit tot 'n groot hoeveelheid vermorsde tyd in u skedule. Deur herinnerings te gebruik, verminder die risiko dat pasiënte nie by hul afsprake opdaag nie, en help dit sodoende om tydmors te voorkom.
- Pasiënte is die beste herinnering, want hulle is meer geneig om 'n inkomende oproep of teks te sien as om 'n nuwe e -pos binne 'n kort tydjie te sien.
- Die gebruik van 'n herinneringstelsel kan ook die kansellasie en herskikking van ongewenste afsprake verhoog, wat kan lei tot die feit dat pasiënte meer in beheer is en dus meer tevrede is met hul afspraakure.
Stap 5. Het 'n aangewese afspraakskeduleerder vir u kantoor
As u nie alleen verantwoordelik is vir die handhawing van die afspraakskedule vir u kantoor nie, moet u iemand aanstel of aanwys as die belangrikste afspraakskeduleerder. As u die verantwoordelikheid vir afsprake by 1 persoon plaas, kan u 'n meer gereëlde skeduleringsprosedure plaas en dit lei tot 'n skedule wat die pasiënt se behoeftes en die voorkeure van individuele dokters beter weerspieël.
Byvoorbeeld, as 1 persoon verantwoordelik is vir die skedulering van afsprake, kan hulle fokus op dinge soos om pasiënte of toestande by spesifieke dokters te pas in plaas daarvan om hul aandag te verdeel tussen verskeie take
Metode 2 van 3: Bestuur pasiënte binne die skedule
Stap 1. Groepeer pasiënte met dieselfde toestande of probleme op dieselfde dag
Dokters waardeer die behandeling van soortgelyke pasiënte oor die algemeen, omdat dit hul werk konsekwent maak en hulle in 'n meer gefokusde mediese ingesteldheid plaas. Deur u afspraakskedule op hierdie manier te organiseer, sal die dokters in u kantoor dus gelukkiger word en u pasiënte meer effektiewe behandeling ontvang.
Byvoorbeeld, as daar verskeie pasiënte is wat afsprake vir veltoestande gedurende 'n spesifieke week beplan, probeer om dit so te stel dat hul afsprake almal op dieselfde dag van daardie week val
Stap 2. Gebruik 'n triagekaart om afsprake te prioritiseer op grond van erns
Die grafiek moet kriteria bevat, soos gerapporteerde simptome, afspraakdringendheid en lengte van die afspraak. As u 'n nuwe afspraak by die skedule voeg, raadpleeg hierdie tabel om te bepaal of u die afspraak op dieselfde dag, in die volgende paar dae of binne die volgende paar weke moet bespreek.
- Byvoorbeeld, as 'n persoon bel om 'n afspraak te maak en simptome soos intense pyn en kortasem aan te meld, pas hom so gou as moontlik in die skedule, aangesien hul toestand baie ernstig kan wees.
- As daar geen ruimte in die skedule is om dadelik iemand met 'n dringende toestand te sien nie en u moet 'n ander pasiënt se afspraak herskeduleer, kan u ook die kaart gebruik om te bepaal watter afsprake uitgestel kan word.
Stap 3. Vermy om nuwe pasiënte en pasiënte met komplekse probleme te bespreek
Hierdie afsprake sal meer tyd en aandag verg as wat pasiënte terugkeer. Beplan eerder 'inwerk'-pasiënte wat min aandag benodig saam met nuwe pasiënte, sodat verpleegsters die aanvanklike inskrywing by 'n nuwe pasiënt kan uitvoer terwyl die dokter met die pasiënt werk.
- Alhoewel op hierdie manier dubbelbesprekings u kan help om meer pasiënte per dag te sien, kan dit u probleme ondervind wanneer onverwagte omstandighede ontstaan. Hou dubbelbesprekings tot 'n minimum om probleme in die ry te voorkom.
- Die inplanning van 'inwerk'-pasiënte is ook 'n goeie manier om pasiënte op grond van hul behoeftes te bestry en meer afspraakruimte te laat vir diegene met ernstiger probleme.
Stap 4. Beplan u skedule rondom seisoenale skommelinge in pasiëntbehoeftes
Op grond van die demografie van u kliënte, sien u gereeld gereeld afsprake op dieselfde tyd van die jaar. Gebruik ervaring uit die verlede om te voorspel vir hierdie seisoenale skommelinge en laat voldoende ruimte in die skedule om aan u pasiënte se behoeftes te voldoen.
- Byvoorbeeld, kan u aan die begin van 'n nuwe skooljaar 'n groot aantal mense sien wat 'n ondersoek vir hul kinders beplan, wat vereis dat u elke dag voor en na die skool ruimte moet laat vir hierdie afsprake.
- Oor die algemeen is die besigste tye van die jaar vir dokterskantore die begin van 'n nuwe skooljaar (dit wil sê Augustus), die allergie-seisoen (dit wil sê April-Junie) en die griepseisoen (dit wil sê Oktober-Februarie).
Metode 3 van 3: Die handhawing van 'n doeltreffende afspraakskedule
Stap 1. Skep 'n weeklikse tydlyn om u skedule rond te organiseer
U tydlyn moet inligting bevat, soos hoeveel pasiënte u kantoor elke week moet skeduleer, hoeveel uur personeellede kan werk en hoeveel dae 'n pasiënt kan wag voordat hy 'n dokter besoek. As u hierdie inligting op u tydlyn het, kan u die behoeftes van u pasiënt in balans bring met die behoeftes van u kantoorwerkers.
As u byvoorbeeld weet dat u alreeds genoeg pasiënte vir 'n week aan u kantoor se behoeftes voldoen, kan u pasiënte wat nie dringende toestande het nie, prioritiseer tydens die volgende week
Stap 2. Gebruik aangepaste golfskedulering om die opbou van pasiënte te voorkom
In hierdie skeduleringsmodel word pasiëntafsprake naby die begin van die uur saamgebring en word die einde van die uur oopgelaat. Met hierdie soort skedule werk die oop ruimte aan die einde van die uur as 'n buffer vir wanneer afsprake langer duur as wat verwag is of ander onvoorsiene omstandighede ontstaan.
- Die aangepaste golfskeduleringsmodel sal die wagtye van pasiënte drasties verminder, wat lei tot groter algehele pasiënttevredenheid.
- As u aan die einde van die uur leë tyd het, kan u die tyd gebruik om ander take in die kantoor in te haal, soos om papierwerk in te dien, oproepe te maak of selfs personeelvergaderings te hou.
Stap 3. Gebruik 'n waglys om te voorkom dat u skedule spasie verloor na 'n kansellasie
Deur 'n waglys te hê, kan u pasiënte op die laaste minuut by die skedule voeg as 'n vooraf geskeduleerde afspraak gekanselleer word. Dit verminder die hoeveelheid tyd en inkomste wat u kantoor sal verloor as 'n pasiënt u kanselleer.
Skep u waglys in 'n digitale formaat en stel dit op sodat u onmiddellik 'n sms of e -pos aan pasiënte op die lys kan stuur wanneer 'n skedule oopmaak. Dit is baie meer doeltreffend as om telefonies met pasiënte op die lys te skakel
Stap 4. Stel aankomstye 20 minute vroeër as afspraakure in
Dit sal die personeel by die inklokstasie genoeg tyd gee om al die nodige inligting by 'n pasiënt in te samel voor die afspraak met die dokter. Deur so 'n afspraak te organiseer, word die moontlike vertragings voorkom wat 'n hele dag se skedule kan veroorsaak.
