Persoonlike lêers kan maklik en vinnig ongeorganiseerd raak. Hoe meer ongeorganiseerd u lêers word, hoe moeiliker sal dit wees om dit weer in die toekoms te vind. Om u persoonlike lêers makliker te vind en weg te lê, moet u 'n rukkie neem en dit behoorlik organiseer. Die presiese stelsel wat u gebruik, is aan u. Daar is egter 'n paar basiese metodes vir die organisering van persoonlike lêers wat u kan gebruik om u lêers in orde te kry.
Stappe
Deel 1 van 4: Gebruik van die basiese organisasiemetodes
Stap 1. Hou dit eenvoudig
Die punt van die skep van 'n liasseringstelsel is om dinge vir jouself makliker te maak. U wil vermy dat u stelsel te ingewikkeld of verwarrend is. Om u stelsel so eenvoudig as moontlik te hou, sal u help om die dokumente waarmee u nodig het, maklik in te dien of op te haal.
- Lê slegs dit wat u benodig, weg. As u te veel stoor, kan u stelsel lomp en moeilik wees om te gebruik.
- Vermy onnodige kompleksiteit in u lêerstelsel.
- Gooi lêers weg wat u sekerlik nie meer nodig het nie.
Stap 2. Gebruik die regte hoeveelheid diepte in u stelsel
Dit kan aanloklik wees om baie verskillende kategorieë en subkategorieë te skep sodat u lêers daarby kan pas. Dit is egter 'n goeie idee om slegs kategorieë op breë vlak te maak en slegs soveel te gebruik as wat u absoluut nodig het. As u te veel kategorieë skep, kan u 'n ongemaklike en ondoeltreffende liasseringstelsel tot gevolg hê. Maak seker dat u die korrekte organisatoriese diepte in u stelsel skep sodat dit glad kan werk.
- Vermy te gedetailleerde subkategorieë vir u stelsel. Byvoorbeeld, "Kwitansies, voedsel, brood" sou te gedetailleerd wees om bruikbaar te wees.
- Om eenvoudig 'n kategorie vir maandelikse of weeklikse kwitansies te hê, is miskien meer geskik vir u liasseringstelsel.
- Om 'n afdeling vir kliënte te hê en dit dan in alfabetiese volgorde te rangskik, is 'n voorbeeld van 'n effektiewe diepte.
Stap 3. Maak u lêers maklik om te vind
U liasseringstelsel sal baie baat vind by duidelike visuele leidrade wat u laat weet presies waar iets gestoor word. Deur die dele van u lêerstelsel duidelik te maak, kan u vinnig 'n item opspoor of wegneem. Hou 'n paar van hierdie wenke in gedagte wanneer u lêers opval:
- Gebruik gekleurde vouers om sekere kategorieë of afdelings aan te dui.
- Hou 'n handige lys van die kleure en die kategorieë wat u daaraan toegewys het.
- Gebruik 'n etiketmaker om u lêers duidelik te benoem.
- Hou die snit van u vouers dop. Probeer slegs een vouer vir elke kategorie of afdeling gebruik.
Stap 4. Dink na oor die tipe lêerhouers wat u benodig
Voordat u u lêers kan organiseer, moet u iets vind om dit te plaas. Die presiese tipe lêerhouers wat u gebruik, hang af van die hoeveelheid lêers wat u moet stoor, hoe belangrik dit is, die afmetings van die dokumente en die frekwensie waarmee u toegang daartoe moet kry. Kyk na 'n paar van hierdie wenke om 'n idee te kry van watter lêerhouers die beste by u pas:
- As u baie belangrike dokumente moet stoor, oorweeg dit om 'n vuurvaste houer te koop.
- As u die seël van die Underwriters 'Laboratory op 'n houer vind, kan dit aandui dat die houer u lêers ongeveer 'n uur in 'n vuur teen 'n temperatuur van 1700 grade Fahrenheit sal beskerm.
- Vir gewone lêers wil u dalk 'n basiese liasseerkas koop. Oorweeg om 'n veiliger liasseerkas of 'n kluis te koop vir sensitiewe of vertroulike lêers.
- U wil seker maak dat u lêerhouer genoeg ruimte het om al u lêers te stoor.
- As u ongewone grootte dokumente het, moet u seker maak dat dit in u opberghouer kan pas. Byvoorbeeld, dokumente van wettige grootte kan die grootte van die benodigde vouer sowel as die stoorafmetings beïnvloed.
Deel 2 van 4: Organiseer u dokumente
Stap 1. Versamel al u dokumente
Voordat u met die organisering van u dokumente kan begin, wil u seker maak dat u al u dokumente voor u het. Moenie bekommerd wees oor hoe u lêers nog georganiseer of gerangskik is nie. Versamel nou al die dokumente wat u dink moet gestoor word, en maak gereed om dit te sorteer.
- Haal ouer dokumente uit wat u reeds gesorteer het. Miskien wil u hulle herrangskik om aan te pas by die nuwe stelsel wat u skep.
- Maak seker dat u al u onlangse dokumente versamel en gereed is om gesorteer te word.
Stap 2. Sorteer u lêers in aktiewe en argiefitems
As u u lêers organiseer, kan dit nuttig wees om dit in twee hoofkategorieë te vorm: aktiewe lêers waarmee u moet werk en argieflêers wat u moet stoor. Dit sal u help om die lêers wat u gebruik, vaker te gebruik en die lêers wat u nie onmiddellik benodig nie, netjies op te slaan.
- Aktiewe lêers is dokumente wat u nog gereeld moet aanspreek, verwys of andersins toegang tot kry.
- Argieflêers is dokumente wat u nie in die nabye toekoms benodig nie, maar steeds moet stoor.
Stap 3. Skep en benoem die regte kategorieë vir u stelsel
Nadat u u lêers op een plek bymekaargemaak het, kan u 'n vinnige opsomming daarvan maak. Let op die algemene kategorieë wat hulle pas, terwyl u u lêers hersien. Skryf hierdie kategorieë neer om die basiese organisasiestelsel te skep wat u vir u lêers sal gebruik. Kyk na 'n paar van hierdie algemene kategorieë om 'n idee te kry van watter kategorieë u kan gebruik:
- Regsrekords met subkategorieë soos geboortesertifikate, doodsertifikate of huweliksdokumente.
- Finansiële dokumente wat u vorige finansiële opsommings, kredietkaartinligting, kredietverslae of jaarlikse finansiële opsommings dek.
- Eiendomsrekords.
- Persoonlike dokumente soos diplomas, werksrekords, gesondheidsrekords en versekeringspolisse.
Stap 4. Lê langtermyn stoor dokumente weg
Plaas dokumente wat u as argieflêers gemerk het, in u langtermyn -stoorhouer. Daar word nie gereeld toegang tot hierdie lêers verkry nie, dus maak seker dat hulle in die regte kategorieë in die liasseringstelsel geplaas word vir latere herwinning. Argieflêers sal waarskynlik die meerderheid van u ingediende en georganiseerde dokumente uitmaak.
- Langtermynberging kan in twee verdere kategorieë verdeel word: permanente lêers en “dooie” lêers.
- Permanente lêers kan opvoedkundige dokumente, indiensnemingsdokumente of ander belangrike dokumente insluit wat u moontlik nog nodig het.
- 'Dooie' lêers is dokumente wat u moontlik nie weer nodig het nie. Ou belastingrekords kan in hierdie kategorie pas. Onthou egter dat belastingopgawes sewe jaar gehou moet word.
Stap 5. Plaas u huidige dokumente in u afdeling vir aktiewe dokumente
Dokumente wat u gereeld gaan gebruik of steeds moet hersien, moet in u afdeling vir aktiewe dokumente geplaas word. Met hierdie afdeling in u liasseringstelsel kan u vinnig toegang tot dokumente verkry wat nie heeltemal gereed is vir argivering nie. Die volgende is die vier mees algemene aktiewe dokumentkategorieë wat u kan oorweeg om te gebruik:
- Dokumente wat nog steeds u aandag nodig het.
- Dokumente wat u nog moet lees of hersien.
- Rekeninge wat u nog moet betaal.
- Dokumente wat gereed is om na die langtermynberging te gaan.
Deel 3 van 4: Organisering van elektroniese lêers
Stap 1. Begin met breë kategorieë en word dan meer spesifiek
Net soos met u fisiese lêers, wil u begin met die breedste kategorieë waarin u lêers pas. As u byvoorbeeld 'n onafhanklike kontrakteur is, wil u u lêers volgens die werkgewer organiseer. Dit wil sê, skep 'n gids vir elkeen. Dan moet u u lêers in elke breë kategorie in kleiner groepe verdeel. Dit beteken dat u werkgewergidse verder in verskillende vouers verdeel kan word wat inligting bevat oor elke projek by die werkgewer.
- Oorweeg om konsekwent te bly binne elke breë kategorie. Dit sal u lêers makliker vind. U kan byvoorbeeld die submap vir elke projek lêers soos "projekdokumente", "faktuur" en "kommunikasie" bevat.
- U kan ook dopgehou breedweg per jaar organiseer as dit makliker of meer relevant vir u lêers lyk.
Stap 2. Skandeer of laai lêers af wat u nie reeds elektronies het nie
Dit kan voordelig wees om al u lêers elektronies op een plek te stoor. Ondanks die tyd wat u benodig, moet u probeer om soveel moontlik van u fisiese dokumente in te scan sodat dit elektronies gestoor en gerugsteun kan word. Maak ook seker dat u lêers op ander plekke aanlyn aflaai, net as die gasheerwebwerf ontoeganklik raak as u die lêers weer nodig het. Organiseer hierdie lêers net soos ander.
Stap 3. Gee jou lêers spesifieke name
Lêernaam moet maklik verstaanbaar en uniek wees. Dit wil sê, u moet na u lêernaam kan kyk en onmiddellik weet wat daarin voorkom. Probeer 'n datum, 'n aanduiding van die vouers wat die lêer bevat, en 'n individuele beskrywer insluit. 'N Faktuurlêer wat in Junie 2016 vir u kliënt X Corp geskep is, kan byvoorbeeld' 0616_XCorp_Invoice_2 'genoem word. Hiermee kan u presies weet wat die lêer bevat, sonder om tyd te neem om dit oop te maak.
Watter stelsel u ook al gebruik om u lêers 'n naam te gee, moet u dit konsekwent doen. Sodra u 'n stelsel gekies het, bly daarby; dit sal moeilik wees om later terug te gaan en al u lêers te hernoem
Stap 4. Maak gereeld 'n rugsteun van u lêers
Die grootste gevaar van elektroniese lêerbewaring is dat u inligting vatbaar is vir verlies as gevolg van 'n rekenaarongeluk. Wees voorbereid daarop deur gereeld u lêers op 'n aanlyn -rugsteundiens, CD's of 'n eksterne hardeskyf te rugsteun. Maak seker dat u hierdie bergingstoestelle net so duidelik benoem as wat u u lêers gemerk het. As u 'n eksterne skyf of CD's het, moet u dit op 'n veilige plek weg van u primêre woning hou om 'n totale verlies van 'n brand of natuurramp te vermy.
Deel 4 van 4: Onderhoud van u liasseerstelsel
Stap 1. Hou tred met u stelsel
Nadat u u vulstelsel geskep het, wil u dit aanhou gebruik soos u dit bedoel het. As u te ver agter raak, die items wat ingedien moet word, geïgnoreer word of die items onbehoorlik ingedien word, kan u die harde werk ongedaan maak. Maak seker dat u tred hou met u liasseringstelsel om dit vir u te laat werk.
- Soms kan u op soek wees na lêers wat nie reg is nie, u stelsel in orde kan hou.
- Moenie nalaat om u aktiewe dokumente in u argiefdokument te stoor nie.
Stap 2. Verwyder ou lêers
Sommige lêers moet vir 'n lang tyd gestoor word. U liasseringstelsel sal egter beperk wees en vereis dat u gereeld lêers verwyder wat nie meer nodig is nie. Gereelde onkruid van u lêerstelsel sal help om die stelsel in orde te hou en behoorlik te funksioneer.
- Baie ou finansiële dokumente moet jare lank gestoor word.
- Ou begrotings, finansiële state of jaarlikse polisse moet moontlik slegs vir een jaar gestoor word.
- As u ou lêers verwyder, word ruimte vir inkomende dokumente geskep.
- Om ontslae te raak van lêers wat nie nodig is nie, sal dit makliker maak om dokumente te vind wat u benodig.
- Dieselfde geld vir elektroniese lêers. Vee enige dubbele, verouderde of onnodige dokumente uit vorige projekte uit.
Stap 3. Argiveer ou elektroniese lêers
Ou lêers wat nog steeds relevant is of waarna eendag verwys kan word, kan gestoor word. Dit beteken dat u dit weg moet stoor van u standaard liasseringstelsel, maar dit georganiseerd en toeganklik hou. Oorweeg dit om 'n ekstra breë kategorie vir argieflêers op te stel. Beweeg ongebruikte lêers na hierdie gids met hul submapformaat ongeskonde. As u gearchiveerde lêers op u lêerskerm wil weghou, probeer om 'n "z" voor die lêernaam te plaas, sodat dit onderaan u alfabetiese lêerorde volg. U kan dit byvoorbeeld 'z_archive' of iets soortgelyks noem.
Stap 4. Vereenvoudig u liasseringstelsel
Om u lêers in orde te hou en dit op die manier te hou, kan beide nuttig wees as dit by u persoonlike organisasie kom. Daar sal egter altyd ruimte vir verbetering in u liasseringstelsel wees. Terwyl u voortgaan om met u liasseringstelsel te werk, moet u let op die verbeterings wat u kan aanbring om dit nog meer effektief te maak.
- Miskien wil u ontslae raak van kategorieë wat u skynbaar nie gebruik nie.
- Kategorieë wat blykbaar te veel gebruik word, moet moontlik in kleiner kategorieë verdeel word.
