Ons weet almal dat dit georganiseerd is by die werk belangrik is, maar dit is 'n voortdurende stryd vir baie mense. Glo dit of nie, om georganiseerd te bly is nie so uitdagend as wat dit mag lyk nie. 'N Paar vinnige oplossings en 'n paar deurlopende oplossings maak dit makliker as wat u ooit gedink het.
Stappe
Metode 1 van 4: Die bestuur van u ruimte en tyd
Stap 1. Monitor u aktiwiteite
Spandeer 'n paar dae om 'n dagboek of dagboek van u daaglikse aktiwiteite te hou. Dit sal u help om presies te sien wat u doen wat u miskien nie eers besef nie, en dit sal 'n eerste blik gee op organisatoriese en produktiwiteitsgapings. Hierdie oefening moet ook gedoen word met die oog op u doelwitte in die geheel. Deur die aktiwiteitslogboek kan u sien watter aktiwiteite tydverspilling kan wees en watter aktiwiteite u doelwitte eintlik kan bevorder.
Stap 2. Bepaal u produktiwiteitstye
Sommige van ons is oggendmense, en sommige van ons huil oor die idee van oggende. U het moontlik reeds 'n idee van watter tye van die dag u die produktiefste is. Of u nou die aand, oggend, middagete of reg voor of na die spityd van die werksdag verkies, maak gebruik van die tye om u produktiwiteit te maksimeer.
Stap 3. Prioriteer u take
Ons weet almal dat sommige take belangriker is as ander, maar ons prioritiseer dit nie altyd daarvolgens nie. Ontwikkel dus 'n ranglysstelsel deur byvoorbeeld belangrike take te merk of te vertolk, en wees eerlik en buigsaam. Gebruik herinnerings, óf deur 'n digitale kalender óf deur kleefnotas op u rekenaar of lessenaar. Spandeer meer van u tyd en energie aan items met die hoogste prioriteit op u lys. Voorbeelde hiervan is tydsensitiewe take, soos dinge wat teen die einde van die onderneming of môre afgehandel moet word. U kan ook die prioriteit gee om te reageer op kliënte, base of iemand anders wat die rekeninge betaal. En as u nie seker is oor die sensitiwiteit of belangrikheid van 'n taak nie, is dit altyd goed om dit te vra.
Stap 4. Slaan dadelik vinnige take uit
Nie alle take hoef geprioritiseer en geskeduleer te word vir 'n toekomstige voltooiingstyd nie. Sommige take neem byna net soveel tyd om te beplan of te skeduleer as wat hulle nodig het om te bereik. As dit die geval is en u hierdie take onmiddellik kan verlig, doen dit beslis! Om onmiddellik vinnige take te hanteer, help ook om uitstel te voorkom.
Stap 5. Bestuur rommel en werkmateriaal
Ons lessenaars gaan maklik van deurmekaar na tornado -terreine, wat die organisasie natuurlik belemmer. Sommige mense werk selfs volgens 'n beleid wat slegs 'n lessenaar is. Alhoewel dit nie absoluut noodsaaklik is nie, neem stappe om u werkruimte skoon te maak.
- Declutter. Gooi u gemors in die vullis en lê die nodige materiaal stelselmatig in. Verwyder rommel waar moontlik: tydens stilte op die werksdag, pouses of tussen take.
- Maak dadelik skoon na jouself. Op hierdie manier is dit in jou kop. Boonop vermy u die onvermydelike opwinding dat huidige rommel deel van u toekomstige warboel word.
- Hou die nodige voorraad byderhand. Nie alles rondom jou is natuurlik deurmekaar nie. As u die nodige hulpmiddels beskikbaar het, spaar u tyd en benut u u kosbare ruimte goed.
Stap 6. Beplan aktiwiteite en afsprake
Sommige mense skeduleer slegs vergaderings, maar nie aktiwiteite op hul taaklys nie. Dit kan handig wees om die belangrikste take sowel as afsprake te skeduleer. U kan u dae ook 'verdeel' deur byvoorbeeld vergaderings op Dinsdae en Donderdae te hou. Hou ook 'n paar gate in u skedule vir kreatiewe tyd of vir die onverwagte.
- Gebruik 'n organiseerder en kalender. Dit kan pen-en-papier-organiseerders wees, of dit kan sagteware-gebaseerde kalenders en persoonlike assistent-programme wees, soos iCalendar of Google Now.
- Kategoriseer u aktiwiteite. Deur kategorisering of kleurkodering van aktiwiteite kan u 'n vinnige visuele herinnering gee aan wat waar belangrik is. Kategorieë kan byvoorbeeld korrespondensie, projekte, geleenthede, vergaderings, dinkskrums en selfs pouses of oefensessies insluit.
- Vaartbelyn jou tegnologie. Aanlynorganiseerders en e-posplatforms, soos Outlook, kan byvoorbeeld u taaklyste, kalenders en adresse kombineer. Dit verhoog nie net u doeltreffendheid nie, maar help ook om u denke te stroomlyn.
- Delegeer waar moontlik. In die waansin van die werksdag is dit maklik om te vergeet dat u nie alles self hoef te doen nie. Afgevaardigdes by 'n assistent, of as u besonder oorweldig is, vra 'n kollega om u te help en u te help met 'n spesifieke taak. U kan dit altyd later terugbetaal as dinge vertraag word.
Metode 2 van 4: E -pos sistematies hanteer
Stap 1. Kontroleer e -pos op geskeduleerde tye
Ons hoef nie almal aan ons inkassie vasgemaak te word nie, aangesien baie boodskappe eintlik nie so tydsensitief is as wat ons dink nie. As u in 'n werk werk wat nie onmiddellik 'n e-posopvolging vereis nie, moet u u e-pos slegs ongeveer drie tot vier keer per dag op geskeduleerde tye nagaan.
Stap 2. Lê e -posse in
Gebruik lêergidse en vlae tot u voordeel in plaas daarvan om boodskappe in u inkassie te laat ophoop. Gidse en subgidse in byvoorbeeld Outlook, of Gmail se etikette en veelvuldige inkassies kan 'n aanwins wees. As u byvoorbeeld 'n joernalis is, kan u gidse huidige verhale, toekomstige verhale, ou verhale, onderhoude en bronne en toonhoogtes en idees genoem word.
Vee uit en argiveer. Argief belangrike, ou korrespondensie en verwyder die res. In die voorbeeld hierbo is 'Ou verhale' die argiefmap van die joernalis. As u eers ou e -posse begin verwyder, sal u verbaas wees hoeveel e -posse die asblik meer werd is as die liasseerkas. Sommige mense sweer ook by "inbox zero", wat beteken dat hulle nul ongeleesde e -posse het (of nul e -posse in jou inkassie, punt). Benewens die gebruik van gidse en etikette, kan u inkassie -nul bereik deur u argieffunksie te gebruik, ou e -posse tydens stilstand te verwyder en programme vir e -pos te gebruik
Stap 3. Gebruik ander vorme van kommunikasie as dit meer doeltreffend is
Soms kan 'n vinnige oproep die werk van 10 heen en weer e-posse doen. Indien wel, bel! As u weet dat 'n e-posuitruiling 'n bespreking verdien, of dat dit baie heen en weer sal behels, is dit soms beter om 'n oproep te maak. U kry gereeld meer inligting oor die telefoon, terwyl u en die ander party by die bespreking nie lang, tydrowende e-posse opstel nie. U kan selfs 'n e -pos stuur aan 'n kollega en sê: 'Ek het baie vrae hieroor. Miskien is 'n oproep makliker. Kan ek jou in 5 bel?”
Stap 4. Beperk onderbrekings
Alhoewel strategiese onderbrekings nuttig is, is onderbrekings tydens u werktyd nie. Onderbrekings kan u vertraag, u werksritme verbreek en u gedagtegang verloor. Probeer dus wegboodskappe en stemboodskappe gebruik as u weet dat u te besig sal wees. Hierdie gereedskap is nie net bedoel as u nie fisies op kantoor is nie; hulle kan gebruik word as u net te vol is. Baie mense het ook 'n 'oop deurbeleid', maar u hoef nie eintlik altyd u deur oop te hou nie. U kan selfs 'n vriendelike briefie op die deur laat staan met die woord 'Konferensieoproep' of 'Beset. Stuur later terug of stuur 'n e -pos asseblief."
Stap 5. Gebruik die wolk
Cloud computing is die moeite werd om te oorweeg, want dit kan goedkoper, skaalbaar, doeltreffender en makliker opgedateer word. Inhoud wat in die wolk beskikbaar is, is veral nuttig omdat u dit op u toestelle kan bekom: rekenaars, tablette, slimfone, ens. Wolkberging dien ook as 'n nuttige primêre of sekondêre vorm van digitale rugsteun. Raadpleeg u IT -bestuurder of sagtewareverskaffer omdat u moontlik reeds 'n sekere hoeveelheid gratis skyfspasie in die wolk beskikbaar het of teen 'n klein jaarlikse fooi beskikbaar is.
Stap 6. Gebruik boekmerke aanlyn
Die groot blaaiers het almal boekmerkvermoëns waar u u gunsteling of mees besoekte webadresse kan stoor en organiseer vir vinnige en maklike toegang. Maak gebruik daarvan, sodat u nie belangrike webwerwe vergeet om na nuus of opdaterings in die bedryf te kyk nie.
Metode 3 van 4: Gebruik tyd tot u voordeel
Stap 1. Vermy multitasking
Dit lyk asof al die kenners hieroor saamstem. Alhoewel dit vinnig kan klink of koel lyk op TV, is multitasking nie doeltreffend nie en kan dit die organisasie effektief benadeel. Gee eerder u volle aandag aan een taak op 'n slag, hanteer dit en gaan na die volgende item op u lys.
Stap 2. Skep vir jouself 'n skedule of rooster
Gelukkig vereis die meeste werksgeleenthede nie dat u alles in u dag tot op die minuut inskeduleer nie. As u egter 'n basiese skedule hou van die hoogtepunte en die belangrikste take en gebeure van u dag, kan u u by die taak hou.
- Stel tydsbeperkings vir sekere aktiwiteite. Sommige take benodig geen vasgestelde tydsbeperkings nie, maar ander moet tydsparameters hê om u produktiwiteit te verhoog. Dink aan take gedurende u dag wat meer tyd neem as wat nodig is, en gee hulle tydsbeperkings in die toekoms.
- Begroot ekstra tyd vir ander aktiwiteite. Sommige take, soos u uit ervaring geleer het, neem gewoonlik meer tyd in beslag as wat verwag is, maar dit is nie noodwendig 'n slegte ding nie. Vir hierdie tipe aktiwiteite, en vir veral belangrike geleenthede en vergaderings, moet u byvoorbeeld ekstra tyd voor en na begroot.
Stap 3. Gebruik 'n timer -app, stophorlosie of wekker
Dit kan effektiewe hulpmiddels wees as dit spaarsamig gebruik word. Sommige mense hou daarvan om hul alarms 10, 15 of 30 minute voor die tyd in te stel om hulle vooraf te waarsku of 'n buffertyd voor 'n aktiwiteit te gee. U kan ook herinneringswaarskuwings instel.
Stap 4. Vermy uitstel van aktiwiteite
Vra jouself af of uitstel absoluut noodsaaklik is, of hierdie drang slegs 'n voorbeeld van uitstel is. As u laasgenoemde voel, moet u die krag nie uitstel nie! In gevalle waar 'n uitstel van 'n aktiwiteit geheel of gedeeltelik onvermydelik is, moet u egter let op waar u opgehou het, en herskeduleer met konkrete planne. Alternatiewelik kan u 'n gebeurlikheidsplan opstel. As u byvoorbeeld 'n persoonlike vergadering moet kanselleer, kan u miskien eerder 'n telefoniese of webkonferensie hou.
Metode 4 van 4: Bly fisies en geestelik gesond
Stap 1. Neem pouses
Geestelike stilstand is belangrik vir ons produktiwiteit en is gesond vir die gees. Ons raak soms so vasgevang in ons werk dat ons nie stop om broodnodige pouses te neem nie. Deur rustyd te neem, kry ons die nodige rus wat ons produktiwiteit verbeter, maar dit gee ons ook die geleentheid om 'n tree terug te neem en te vra of dit wat ons gedoen het, die doeltreffendste benutting van ons tyd is.
Stap 2. Slaap beter
Sonder behoorlike slaap kan u die volgende dag ongemaklik, moeg of traag voel, wat u skedule en doeltreffendheid by die werk kan benadeel. Mik vir sewe tot agt uur ononderbroke slaap per nag.
Stap 3. Moenie jouself met medewerkers vergelyk nie
Die meeste van ons kollegas se werk verskil van ons eie, en almal het verskillende metodes van organisasie wat vir hulle werk. 'N Metode wat sinvol is en vir 'n kollega doeltreffend is, is miskien nie die beste metode vir jou nie, en omgekeerd.
Stap 4. Aanvaar dat die organisasie 'n deurlopende proses is
Moenie verwag om perfek te wees nie. Die organisasie is deurlopend en vereis deurlopende aandag. U sal nie elke dag optimaal georganiseer wees nie, maar 'n klein organisasie help u om u doeltreffendheid te verhoog.
